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Media Butler – Kurzanleitung

Erste Schritte

Nachdem du deine Login-Daten erhalten hast, solltest du dir etwas Zeit für die Einrichtung nehmen

Das solltest du auf jeden Fall erledigen:

Gehe in den Bereich Einstellungen
Gehe in den Bereich Rollen
Gehe in den Bereich Preissysteme
Gehe in den Bereich Newsletters

Alle weiteren Einstellungsmöglichkeiten sind nicht so wichtig, es lohnt sich jedoch über alles mal drüber zu fliegen.


Strukturierung der Webseite & Anlegen von Unterseiten

Der Butler ist vorwiegend als Medien-Archiv gedacht. Viele benötigen keine aufwändige Webseite, darum bietet der Butler auch die Möglichkeit normale (simplifizierte) Inhaltsseiten anlegen zu können. Somit ist es möglich das Medien-Archiv zu einer vollwertigen Internetpräsenz auszubauen. Deine Inhaltsseiten und medialen Inhalte kannst du mit dem Navigationsgenerator in die Navigation einbringen. Die Navigation unterstützt auch Untermenüs. Die Navigation pflegst du im Bereich Einstellungen unter Allgemein.

Strukturierung von Inhalten über Stichwörter / Interessen

In der Administration kannst du Stichwörter / Interessen anlegen (nachfolgend Schlagwörter genannt). Jedes Schlagwort ist über eine separate URL aufrufbar, welche du zum Bau deiner Navigation verwenden kannst. Die URL findest du in Einstellungsdialog des Schlagworts. Die Seiten der Schlagwörter listen je nur Inhalte dieses Schlagworts. Die Darstellung ist identisch mit der Auflistung der neuesten Inhalte auf der Startseite.

Dies bietet dir die Möglichkeit in der Navigation z.B. einen Punkt Kategorie aufzuführen mit Newskategorien wie Kultur, Politik und Sport als Unterpunkte.

Hinzufügen von Unterseiten

In der Administration hat es einen Bereich Seiten unter welchem du simple Inhaltsseiten anlegen kannst. Dies eignet sich zum Beispiel für eine kurze Firmenbeschreibung, Leistungsbeschreibung etc. Diese Anleitungsseite wurde z.B. auf diese Weise angelegt.

Bei jeder Seite kannst du angeben unter welcher Adresse du diese aufrufbar haben möchtest. Diese Adresse pflegst du im Bereich Einstellungen an der gewünschten Stelle in deine Navigation ein.


Workflow

Nachfolgend ist ein üblicher Ablauf vom Upload bis zur Erfassung von Downloads beschrieben. Dies soll dem Verständnis der möglichen Abläufe dienen, es steht dir natürlich frei in welcher Reihenfolge du deine Aufgaben mit dem Butler erledigst.

1. Upload

Du kannst Dateien entweder über die Administration unter Uploads oder über ein FTP Client hochladen. Die FTP Zugangsdaten findest du auf der Uploads Seite. Für den FTP Upload steht dir auch FTP über TLS zur Verfügung, dies ist quasi das HTTPS von FTP. Vorallem in öffentlichen Netzwerken solltest du FTP über TLS anstatt des einfachen FTP nutzen, da deine Zugangsdaten sonst im Klartext übertragen werden. Im Fall der Fälle kannst du jeder Zeit auf der Uploads Seite ein neues Passwort generieren lassen.

Bitte beachte: Der Butler kann bei FTP Uploads nicht feststellen ob eine Upload abgeschlossen oder abgebrochen / pausiert ist. Eine Datei sollte erst verwendet werden wenn diese vollständig hochgeladen ist.

2. Inhalt / News / Kollektion erstellen

Unter Inhalte kannst du nun eine News oder Kollektion (oder was auch immer es wird 😉) anlegen. Das meiste hier sollte selbsterklärend sein. Pflichtangabe ist nur eine Hauptüberschrift.

Ein wichtiger Tipp für das Hinzufügen der Dateien: Die Dateien erscheinen in der Reihenfolge in welcher du sie auswählst auch auf der Seite. Wählst du sie direkt in der richtigen Reihenfolge, so musst du sie nicht mehr nachträglich sortieren. Du kannst, wie du es auch aus Dateibrowsern gewohnt bist, die ⇧ Shift Taste zum Auswählen von mehreren Dateien auf einmal verwenden.

Die Dateien kannst du, falls gewünscht, gruppieren (Nach Tag, nach Medienart, bei Konzerten z.B. nach Künstler … was auch immer sich anbietet). Sofern alle Dateien einer Gruppierung unter das selbe Preissystem fallen, kannst du diese Gruppierung als Archivdownload anbieten. Bei Archivdownloads wird der Download aller Dateien der Gruppierung direkt neben dem Gruppierungsname angeboten.

Solltest du eine Datei als hervorgehobenes Medium markieren, so wird dieses direkt zwischen Textinhalt und Dateien in groß dargestellt. Video- und Audiodateien werden je nach Nutzerrechten direkt abspielbar dargestellt.

Sofern du Schlagworte für die Strukturierung deiner Inhalte nutzt, vergesse nicht diese hinzuzufügen.

3. Newsletter

Du kannst nun deine neuen Inhalte per Newsletter bewerben. Gehe hierfür in den Bereich Newsletters. Auch hier sollte das meiste selbsterklärend sein. Textblöcke haben eine Extra-Funktion um die textlichen Inhalte zu übernehmen, klicke hierfür über dem Textfeld auf Automatisch mit Daten eines Inhalts füllen. Sende den Newsletter über Test an mich senden am besten immer zuerst an dich selber um mögliche Fehler festzustellen. Du kannst ein Newsletter auch vorbereiten, speichern und erst später versenden.

Für Newsletter kannst du auch Medien nutzen welche du nicht in Inhalte eingefügt hast. Sofern du ein Bild nur für einen Newsletter benötigst kannst du dieses unter Uploads hochladen, für den Newsletter nutzen und direkt wieder löschen.

4. FTP-Push

Sofern du die neuen Inhalte an manche Kunden / Interessenten per FTP übermitteln möchtest, so kannst du dies im Bereich FTP-Push. Nutze die FTP-Server Verwaltung um die Liste der Zielserver zu pflegen. Bitte beachte, dass die Zugangsdaten für diese Server zwangsweise im Klartext gespeichert werden, du solltest hier keine Server hinterlegen welche sensible Daten beinhalten. Selbstverständlich versucht der Butler jegliche Daten zu schützen, aber … es ist eben das Internet.

Eine FTP Übertragung erfordert nur wenige Angaben. Du kannst die Dateien wählen, diese können aus Inhalten stammen oder auch nur als unzugewiesener Upload existieren, die Zielserver wählen und festlegen in welchem Ordner die Dateien landen. Den Fortschritt der Übertragungen kannst du Live verfolgen. Das Übertragungsprotokoll wird gespeichert, damit du sehen kannst ob alles erfolgreich verlief oder woran ein Fehler eventuell lag.

5. Downloads

Je nach Rechten können deine Kunden deine neuen Inhalte nun herunterladen. Du kannst dich darüber (siehe Einstellungen) per E-Mail informieren lassen oder dies im Bereich Protokoll einsehen. Wir bewahren dir das Protokoll für 3 Monate auf. Solltest du die Informationen aus rechtlichen Gründen länger benötigen, so kannst du entweder die Benachrichtigung per E-Mail nutzen und die E-Mails aufbewahren oder du kannst in regelmäßigen Intervallen die Protokolldaten herunterladen (diese Funktion ist noch nicht umgesetzt, wird aber rechtzeitig zur Verfügung stehen).


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